Kadrlar agentliklari uchun ATS: mijozlarni yoʻqotadigan 5 ta muammo

Nomzod ertalab ariza qoldirdi, tushga borib esa boshqa ish beruvchiga suhbatga chiqib ham ketdi. Kadrlar agentligi uchun bu kamdan-kam hodisa emas, oddiy ish kuni: rekruter kechagi arizalarni koʻrib chiqayotgan paytda eng yaxshi nomzodlar ketib qoladi, buyurtmachi esa nega vakansiyasi boʻyicha sukunat borligini soʻraydi. Kadrlar agentligi uchun ATS beshta vazifani bajarishi kerak: arizalarga tez javob berish, bir necha mijozning vakansiyalarini bir joyda yuritish, buyurtmachiga faqat ruxsat etilganini koʻrsatish, oʻz bazasini qoʻl ostida saqlash va har bir mijoz boʻyicha natijani hisoblash. Quyida HRStream bunga qanday yondashishini koʻrib chiqamiz.

Agentliklar nomzodlarni dastlabki kunlarda nima uchun yoʻqotadi

hh.ru'ning 2,2 ming mutaxassis orasida oʻtkazgan soʻrovnomasiga koʻra (2023-yil oktabr), ish beruvchi uch kun ichida javob bermasa, ish izlovchilarning 40 foizi vakansiyaga qiziqishini yoʻqotadi (manba rus tilida). Chakana savdo va savdo vakansiyalariga ariza berganlarning 54 foizi uch kundan koʻp kutishga tayyor emas, maʼmuriyat va logistikada bu koʻrsatkich 50 foiz. Soʻrovnoma Rossiya bozorida oʻtkazilgan va ish izlovchilarning fikrini aks ettiradi, biroq Qozogʻiston va Oʻzbekistondagi ommaviy tanlov uchun bu manzara tanish.

Agentlik uchun shtatdagi HR'ga qaraganda qiyinroq. Unda turli buyurtmachilarning oʻnlab vakansiyalari parallel yuradi, arizalar bir necha maydondan va messenjerlardan keladi, rekruterlar esa hammasiga yetmaydi. Ommaviy yollashdagi odatiy yoʻqotishlar ommaviy yollashdagi 5 ta xato maqolasida tahlil qilingan. Agentlik uchun ular yoʻqotilgan vakansiya va norozi buyurtmachiga aylanadi.

Agentlikning beshta muammosi va HRStream ularga qanday javob beradi

Agentlik modeli: mijozlar, vakansiyalar va mukofot bir joyda

Tashkilot sozlamalarida «Kadrlar agentligi» turi tanlanadi. Shundan keyin menyuda «Mijozlar» boʻlimi paydo boʻladi, vakansiyalar esa buyurtmachiga bogʻlanadi.

Mijoz kartochkasi

• Nomi, yuridik shaxs, BIN yoki INN, mamlakat (Qozogʻiston, Rossiya, Oʻzbekiston), shahar, sayt, tarmoq va logotip.
• Mijoz maqomi: lid, faol, pauzada, sobiq. Ish yakunlanganlar uchun arxiv.
• Mijoz uchun javobgar akkaunt-menejer.
• Buyurtmachining aloqa shaxslari: F.I.Sh., lavozimi, email, telefon, asosiy aloqa.

Hamkorlik shartlari va plasmentlar

Mijoz kartochkasida shartlar qayd etiladi: maoshning yoki yillik daromadning foizi yoxud qatʼiy summa koʻrinishidagi mukofot, valyuta, almashtirish kafolati muddati, toʻlov muddati, shartnoma maʼlumotlari. Mijoz vakansiyasi boʻyicha har bir yollash «Kutilmoqda», «Hisob-faktura chiqarildi», «Toʻlandi», «Bekor qilindi», «Qaytarish» maqomlari bilan plasmentlarga tushadi. Rekruter hisob-faktura va toʻlov sanalarini belgilaydi, tizim esa kafolat muddatini saqlaydi va nomzod kafolat davrida ketgan holatlarni belgilab qoʻyadi. Moliyaviy maydonlarni egasi, administrator va rekruter koʻradi, buyurtmachi koʻrmaydi.

Mijozlar boʻyicha vakansiyalar

Vakansiya yaratayotganda rekruter mijozni roʻyxatdan tanlaydi yoki yangisini toʻgʻridan-toʻgʻri formaning oʻzida qoʻshadi. Vakansiyalar roʻyxatida «Mijoz» filtri va «Mijozlar boʻyicha guruhlash» rejimi bor, shuning uchun oʻnta buyurtmachining vakansiyalari aralashib ketmaydi. Yangi vakansiyani mavjud vakansiya asosida yaratish mumkin: voronka bosqichlari va maydonlar nusxalanadi, faqat tafsilotlarni toʻgʻrilash qoladi. Bir nechta bir xil lavozim uchun yollash rejasi va muddati bor multivakansiya mos keladi.

Buyurtmachi kelishuvli «Tanlovga ariza» orqali soʻrovni oʻzi yuborishi mumkin, rekruter esa uni vakansiyaga aylantiradi.

Tizimdagi buyurtmachi: keraklisini koʻradi, ortiqchasini koʻrmaydi

Buyurtmachining oʻz roli bor. U mijozning aloqa shaxsiga bogʻlanadi va inson faqat oʻz kompaniyasining vakansiyalari va nomzodlarini koʻradi. Bogʻlashni egasi, administrator yoki mijozning akkaunt-menejeri bajaradi, har bir oʻzgarish audit jurnaliga yoziladi.

• Nomzod boʻyicha qarorlar. Buyurtmachi suhbatga taklif qilishni, keyingi bosqichga oʻtkazishni, ofer berishni, zaxirada qoldirishni, maʼlumot soʻrashni yoki rad etishni taklif qila oladi. Rekruterlar bildirishnoma oladi, voronka bosqichini esa agentlik siljitadi.
• Maxfiylik. Agentlik uchun sukut boʻyicha telefon, email, messenjerlar, profil havolalari, rezyumening asl fayli, yozishmalar va transkriptlar, shuningdek nomzodning maoshi yashiriladi. F.I.Sh., tajriba, koʻnikmalar va baholar koʻrinadi. Sozlamani alohida vakansiya uchun oʻzgartirish mumkin, tuzatishlar esa oʻzgarishlar tarixiga yoziladi.
• Yagona voronka. Standart voronkada «Buyurtmachiga taqdim etildi», «Yakuniy suhbat», «Ofer berildi», «Ofer qabul qilindi», «Ishga chiqdi» bosqichlari bor. Mijozlar boʻyicha analitika ham ular asosida quriladi.

Aloqa maʼlumotlari agentlikda qoladi, buyurtmachi esa profilni koʻrib, tanlov qiladi. Qadri nomzodlar bazasida va rekruterlarning ishida boʻlgan xizmat uchun bu muhim shart.

Ommaviy tanlov: ular ketib qolmasidan hammaga javob berish

Ommaviy yollashda (sotuvchilar, kuryerlar, ombor xodimlari, kol-markaz operatorlari) suhbatni birinchi boshlagan gʻolib boʻladi. HRStream bu suhbatni vakansiya ssenariysi boʻyicha quradi.

1. Arizalar bitta voronkaga tushadi: HeadHunter, OLX, Avito, karyera sahifasi, messenjerlar va havola orqali. Turli maydonlardagi integratsiyalar haqida biz HeadHunter chati, OLX va Avito haqidagi materiallarda yozganmiz.
2. AI dastlabki suhbatni oʻtkazadi ssenariy boʻyicha: tajriba, jadval, hudud, ishga chiqish muddati. Kanallar: WhatsApp, Telegram, MAX, veb-chat, email, HeadHunter, OLX va Avito. WhatsApp va bitta havoladagi veb-chat haqida batafsil.
3. Nomzod savollar beradi — toʻlov, jadval va manzil haqida, bot esa vakansiyaning bilimlar bazasidan javob beradi. Javob boʻlmasa, savol rekruterga yoʻnaltiriladi.
4. Ommaviy ishga tushirish. Toʻplangan arizalarni har bir kartochkani ochmasdan, suhbatga paket bilan yuborish mumkin.
5. Avtomatik siljitish. Voronka qoidalari boʻyicha oʻtganlar keyinga yuradi, qolganlari rad javobini oladi, rekruter esa kunni taklif qilishga arziydigan odamlar roʻyxatidan boshlaydi.

Rezyumelarni PDF, DOCX va DOC formatlarida paket bilan yuklash mumkin, AI-skrining esa vakansiyaga mosligini baholaydi. Bu qanday ishlashi nomzodlarni AI-skrining haqidagi maqolada tasvirlangan. Dublikatlarni tizim topib, birlashtirishni taklif qiladi, rekruter esa birlashtirishni, shu jumladan bir nechta juftlikni bir vaqtda, tasdiqlaydi.

Ekspert tanlov: odamlar kam, xatoning bahosi yuqori

Boʻlim rahbari yoki noyob mutaxassis uchun yozishmani emas, qidiruvni va qaror sifatini avtomatlashtirish kerak.

• Sovuq qidiruv. Rekruter ham oʻz bazasi, ham HeadHunter boʻyicha qidiradigan, nomzodlarni import qiladigan va ehtimoliy dublikatlarni koʻradigan yagona ish joyi. Profillar anonim koʻrsatiladi, aloqa maʼlumoti alohida amal bilan ochiladi. Qidiruv haqida batafsil HeadHunter bilan integratsiya maqolasida.
• Oʻz bazasi — aktiv. Bir vakansiyaga mos kelmagan nomzodlar tizimda qoladi. Teglar ularni koʻnikmalar va tarmoqlar boʻyicha yigʻishga yordam beradi, oʻz bazasi boʻyicha qidiruv esa «kumush sovrindorlar»ni keyingi buyurtma uchun mavjud qiladi. SHRM keltiradigan Forrester tahlilchisining bahosiga koʻra, bunday nomzodlar yangi vakansiyaga koʻpincha 70 foiz va undan yuqori darajada mos keladi. Bu ekspert bahosi, oʻlchov emas, ammo yoʻnalish tushunarli.
• Nomzod portreti. Vakansiya uchun mezonlar belgilanadi, baholash esa bitta raqam bilan emas, har biri boʻyicha ketadi.
• Suhbat va ofer. Google Meet, Zoom va Microsoft Teams bilan onlayn va oflayn suhbatni rejalashtirish, jamoa taqvimi, email orqali maqomlari bilan yuboriladigan shablonlar boʻyicha oferlar.
• Buyurtmachining ishi. Nomzodga izohlar va buyurtmachi qarorlari uchta chat va pochtada emas, kartochkada yigʻiladi.

Analitika: «yaxshi ishlayotganga oʻxshaymiz»dan mijoz boʻyicha raqamlargacha

«Analitika» boʻlimida yollash boʻyicha hisobotlar jamlangan. Agentlik uchun uch guruh muhim.

«Mijozlar» hisoboti

Har bir buyurtmachi boʻyicha koʻrsatiladi:

• faol vakansiyalar, yollashlar va yollash bilan yopilgan vakansiyalar ulushi;
• yollashgacha boʻlgan vaqt va nomzod buyurtmachiga birinchi marta taqdim etilgunga qadar boʻlgan vaqt;
• buyurtmachi qarorini kutayotgan taqdimotlar va yangi nomzodsiz «qotib qolgan» vakansiyalar;
• «taqdimot → suhbat → ofer» konversiyasi, oferni qabul qilish va bitta yollashga toʻgʻri keladigan taqdimotlar soni;
• kutilayotgan, hisob-faktura chiqarilgan va toʻlangan tushum (uni faqat egasi, administrator va rekruter koʻradi);
• bosqichlar voronkasi va oylar boʻyicha trend.

«Buyurtmachi qarorini kutmoqda» koʻrsatkichi suhbatda ish argumentidir: kechikish mijoz tomonida boʻlsa, bu raqamlarda koʻrinadi.

Rekruterlar jamoasi

«Rekruterlar faolligi» (siljitishlar, izohlar, rad etishlar) va «Rekruterlar yuklamasi» (vakansiyalar taqsimoti, qayta ishlash tezligi, dinamika) hisobotlari yuklamani tenglashtirishga va kimga yordam kerakligini tushunishga koʻmaklashadi. «Rekruterlar NPS» yollovchi menejerlardan ish bahosini yigʻadi. Rollar va ruxsatlar haqida rekruterlar jamoasini boshqarish maqolasidan oʻqing.

Manbalar va sabablar

«Rezyume manbalari» va «Yollash manbalari» qaysi kanallar yollangan odamlarni olib kelishini koʻrsatadi. «Rad etishlar» nomzodlarni yoʻqotadigan sabablar va bosqichlarni ochib beradi. OLX va karyera sahifasi boʻyicha alohida hisobotlar bor, «Multivakansiyalar» esa guruhli yollashlar borishini koʻrsatadi.

Barcha hisobotlar davr, vakansiyalar, rekruterlar, voronka, bosqich, rad etish sababi va mijoz boʻyicha filtrlanadi. Filtrlarni saqlash mumkin, koʻplab hisobotlar uchun Excel'ga eksport mavjud.

Kelishuvlar yoʻqolmaydigan jamoaviy ish

• Oltita rol: egasi, administrator, rekruter, buyurtmachi, kuzatuvchi, xodim. Rekruter oʻzi masʼul, oʻrinbosar yoki kuzatuvchi boʻlgan vakansiyalarni koʻradi.
• Yagona messenjer: barcha kanallardagi nomzodlar bilan yozishma bitta oynada, javob oʻsha kanalga ketadi. Batafsil omnikanalli messenjer haqidagi maqolada.
• Bildirishnomalar, izohlar, kelishuvlar va oʻzgarishlar jurnali.
• Ichki vazifalar uchun doska, jadval va Gantt diagrammasi bor loyihalar, masalan yangi mijoz uchun yollashni ishga tushirish.

Qanday boshlash kerak: agentlik uchun chek-varaq

1. Tashkilot sozlamalarida «Kadrlar agentligi» turini tanlang.
2. Mijozlarni kiriting, aloqa shaxslarini, shartlarni va akkaunt-menejerni qoʻshing.
3. Vakansiyalarni mijozlarga bogʻlang va voronkada «Buyurtmachiga taqdim etildi» bosqichi borligini tekshiring.
4. Maydonlar va messenjerlarni ulang, ommaviy vakansiyalar uchun suhbat ssenariysi va bilimlar bazasini tayyorlang.
5. Buyurtmachilarga rol bering va aloqa maʼlumotlari hamda maosh kerakli tarzda yashirilganini tekshiring.
6. Ikki haftadan keyin «Mijozlar» hisobotini ochib, vakansiyalar qayerda qotib qolishini va kim qarorni sekin qabul qilishini koʻring.

Tizim tanlayotgan boʻlsangiz, talablarga umumiy sharh ATS tizimlari boʻyicha qoʻllanmada bor.

Tez-tez beriladigan savollar